JUNTAS PRODUCTIVAS

En la actualidad pareciera que con la tecnología estamos más ocupados en llevar y traer más información. Con los modelos de celular que están equipados con “todo” queremos estar atentos y pendientes de todos y de todo.

En el ámbito empresarial existe formalmente una herramienta denominada “Junta”; Herramienta que nos sirva para intercambiar información y sobre todo seguimiento a proyectos en marcha. Veamos los requisitos para una junta efectiva, ya sea antes, durante y después.

El anuncio o aviso de la junta generalmente se hace por correo electrónico. Si usted, Señora y señor empresario, tiene una microempresa puede ser convocada por escrito o verbalmente con anticipación, previendo que la hora de la junta no tengas tanto movimiento de clientes internos o externos.

En el comunicado deberá llevar claramente el asunto o tema a tratar, lugar y duración de la junta. Llegada la fecha la puntualidad sí es básica y por respeto a los que llegan puntuales, empezar de inmediato. Durante la junta son importantes unas hojas y pluma, por si hay que tomar nota de algo que no pueda retener tu cabeza.

Es muy cuestionable que el uso del celular esté restringido. Sin embargo debe estar en modo silencioso para evitar contestar la llamada, ya que esto al resto del equipo lo distrae bastante.

Ya en el desarrollo de la junta seguramente habrá muchos comentarios, y eso es el punto fuerte de la junta, solo que los comentarios deberán estar direccionados al tema que se convocó. Si algún comentario es valioso, se apunta y se verá en otra junta.

Unos minutos antes de terminar la junta, para que sea efectiva, no deberá durar más de una hora. El líder o el encargado de llevar la junta hará un resumen con los puntos principales y preguntará: ¿Está claro? ¿Alguna duda?

Momentos después de que la junta terminó hay que redactar la minuta o acuerdos que se llegaron y se acordaron en la misma junta. En buen detalle es como introducción a los minuta, agradecer la asistencia y ahí mismo sutilmente se darán cuenta quién no asistió.

¡Señora, señor empresario, que no se quede la sensación de que un colaborador entró y salió de la junta sin nada! No lo permita. También hacer lo posible para evitar el hábito de las juntas seguidas o demás, y  caer en la llamada “Juntitis”.

¡LA SUCESIÓN EN EMPRESAS FAMILIARES ES UNA GRAN OPORTUNIDAD!

Los cambios en los negocios son constantes, innegables e inevitables, los empresarios no tienen la garantía de poder permanecer relevantes en el mercado. Esto a no ser que caminemos juntos con la evolución, adaptación y tecnología.

Las empresas familiares que tienen la oportunidad de poder tener una sucesión en las siguientes generaciones caminen y les inyecten el dinamismo que la globalización requiere.

Comentando con diferentes empresarios sobre el tema de cómo se decidieron hacer la sucesión familiar en la empresa encontré diferentes formas de como ingresó la 2° o 3° generación a la empresa. Sin embargo, en el fondo en todos los casos fue un común denominador. Las formas pueden ser diferentes para entrar a formar parte de la empresa:

Algunos empresarios prepararon a su sucesión por adelantado, al darles medio tiempo en la empresa en la etapa universitaria, y al otro día que se graduaron ya tenía su escritorio, su puesto y los presentan a la compañía como ya gerente de alguna operación. Sin embargo en esta entrada “natural” el sucesor no tuvo la oportunidad de saborear y aprender en otros trabajos.

Otro tipo de ingreso es cuando él o la sucesora terminó sus estudios, trabajó algunos años ganando experiencia y por él o ella misma; tocó puerta en la empresa e ingresó por convicción.

Una tercera forma de ingresar a la empresa familiar, me conto un compañero empresario, que durante su infancia su hijo siempre estuvo jugando entre las máquinas. Siguió con sus estudios y en la universidad chocó su auto. El joven le dijo a su papá: necesito dinero para repararlo; y su padre le contestó: “Deja de jugar al empresario, ¿Necesitas dinero? ¡Pues trabaja! Aquí tienes trabajo.” Fue una invitación circunstancial y obviamente, con el tiempo, muy exitosa.

Mi querido lector, las formas para entrar a la empresa pueden haber muchas, lo importante es el qué, y el por qué es lo más significativo; donde encuentre muchos factores comunes.

Todos los que están en la sucesión familiar están convencidos de la labor realizada por los fundadores de la empresa, quienes son su fuente de inspiración, apoyo, reconocimiento y admiración.

Hoy, después de un largo tiempo, a la 2° generación se les ve muy comprometida. Se sienten orgullosos de pertenecer a la compañía y, sobre todo, que son los que aportan sus nuevas ideas adaptándolos a los diferentes procesos con mejor tecnología.

CONTROL DE ACTIVIDADES

En días pasados, entró en contacto conmigo una persona muy interesada en que nuestra empresa pudiera ser su distribuidor exclusivo para México y América Latina, y programó su visita para fin del mes en curso.

Son de las noticias que cuando cuelgas el teléfono te quedas inmóvil por unos instantes, y pasan muchas cosas por la cabeza. Incluso sientes mariposas en el estómago. Sin embargo, después de estos instantes emocionantes se te vienen una serie de preguntas. Una buena técnica es ponerte en sus zapatos y ver a que viene, que es lo que le interesará saber de la compañía, que procesos, que áreas. La verdad es que viene a ver, observar y analizar toda la compañía.

De carácter urgente convocas a una junta con los colaboradores de primer y segundo nivel. De una manera clara y concisa hay que comunicar la importancia de esta visita y sus posibles alcances que pueda tener, si al mostrar la compañía nos elige como sus distribuidores. Es importante comentar que;  existen otras 2 compañías que también vienen a visitar. Lo que quiere decir que de las 3 solo una será quién represente la marca. Esto nos indica que tenemos que convencer y mostrar el músculo mejor que las otras compañías.

Existe una herramienta que es básica para poder ordenar las actividades, llamada cronograma, que siempre es mejor y más conveniente verlo de lo general a lo particular. En lo general, me refiero a por todas las áreas involucradas y en lo particular se podrá controlar hasta el último detalle.

Para comprender el significado de cronograma, entendamos primero su origen etimológico del griego “Chronos”, que significa el tiempo y  “Grama” que es equivalente a “mensaje escrito o trazado.” Este puede hacerse simplemente en el pizarrón o una hoja grande y si se puede meter una hoja de Word o Excel mucho mejor.

El cronograma deberá de tener el título, primero para identificar el área a darle seguimiento, Seguido de un área en donde tener actividades, responsable, avance (recomendable una escala en porcentaje de: 25,50, 75, 100%)  y el tiempo en que se tomará llegar al final del proyecto.

Existe otros elementos complementarios a un sencillo cronograma  que van desde el diagrama de Gantt hasta un párrafo FTP (file transfer protocol) que es ya con transferencia de archivos conectados en la red.

Lo básico, Señor y Señora empresaria; es que cuando tenga una actividad o proyecto, reúna a sus colaboradores, explique los hechos y el objetivo a lograr y plásmelo en un cronograma donde se vean las actividades y el tiempo que se va a emplear para la ejecución del proyecto. No se olvide de poner a los responsables y establecer revisiones semanales o quincenales según sea el caso. 

HAMBRE DE PODER

En días recientes vi una película que me atrapó y encantó incluso desde el título: “Hambre de poder.” En idioma anglosajón se puede encontrar como The Founder.

Además, mi querido lector, quiero comentarte que si las películas son basadas en hechos reales está en particular me transportó en el tiempo. Asumiendo en lo personal el rol de los protagonistas, en otras palabras, me apasiono realmente.

Cabe recalcar que la película no es un documental, es una obra que cuenta la historia del nacimiento de una empresa ahora icónica: McDonalds

El protagonista y hombre de negocios, Ray Kroc, inició en la trama vendiendo mezcladoras para hacer malteadas a sus 52 años. Tocando puertas por toda la nación norteamericana no veía que su oportunidad de crecer se diera.

Se encontraba en dificultades ya que no estaba logrando vender esas mezcladoras hasta que conoció, en su restaurante, a los hermanos Dick y Mac McDonalds, por cierto muy conservadores, ellos tenían una novedosa manera de producir hamburguesas rápidamente pero su visión solo estaba en un angulo de 60 grados.  Con mucha creatividad pero sin visión de poder expandir en grande su empresa.

El vendedor Ray se les acercó y cuando conoció el negocio les dijo: ¡Hagamos una franquicia! A lo que los hermanos McDonalds contestaron que ya lo habían intentado previamente y la idea fracasó, dado que no pudieron tener el control de calidad fuera de su sede principal.

Ahí fue donde Ray, con una visión de 360 grados, personalidad firme, audacia y hambre de éxito comenzó a hacer franquicias, creció y creció venciendo obstáculos inclusive que los mismos fundadores se encontraban en una negativa constante con sus nuevas ideas.

Al caminar en paralelo con los fundadores, Ray empezó a no respetar el contrato con el objetivo de poder crecer. Empezó a trabajar en equipo: con analistas financieros que le ayudaron a identificar el tipo de negocio en el que estaba.

Un analista financiero, en una junta, le preguntó directamente: ¿En qué negocio estas Ray?  “En el de hamburguesas que no se requiere platos ni tenedores y se come en cualquier lugar, además lo puedes comer de una manera rápida” Afirmo Ray. El financiero, con una perspectiva y visión diferente le dijo: “No Ray, no estás en el negocio de hamburguesas, estas en el negocio de las bienes raíces.”

La visión de Ray y su hambre de poder lo llevaron a visualizar a su naciente empresa como un nuevo ícono para la población general, la nueva iglesia norteamericana, y que abre no solo los domingos.

Su acertada manera de ver el mercado potencial y su ímpetu creó el concepto de lo que hoy conocemos como la comida rápida (Fast Food). Actualmente su marca se encuentra en todos los países del mundo, con más de 1600 puntos de venta.

Muy por aparte de tener todas las cualidades de un empresario con hambre de poder, Ray contó con un ingrediente esencial en su estructura mental y que lo llevo a crear el imperio que existe en nuestros días.

¡Perseverancia!

Sin embargo también agrego una cualidad más, tomó riesgos. Para poder crecer hipotecó su casa, misma que estuvo a punto de perder. Arriesgó todo para aplicar su idea y tuvo la fortuna y visión de acertar en el momento exacto.

Por esto, Señora y señor empresario, felicito y me pongo de pie a todos aquellos empresarios visionarios, audaces, tomadores de riesgos y que tienen hambre de poder. Que perseveran en su búsqueda por el crecimiento de sus negocios y no se dejan vencer.