Hoy el mundo de los negocios no es como hace 15 años, y por lo tanto también la estructura de las oficinas de hoy día.
En el pasado parte fundamental de una oficina era el espacio físico destinado a los archiveros a lugares donde guardar miles de papeles, hoy no se requiere espacio físico, solo espacio en la memoria del disco duro de la PC.
El estilo de un ejecutivo era acompañado de una secretaria o asistente, el ejecutivo moderno no cuenta con asistente.
Y de hecho sin la oficina (el lugar físico) no era posible realizar negocios, hoy todo se puede y debe según sea el caso.
Cuando el empresario quiere crecer en otros mercados y en diferentes países montar una oficina propiamente dicha tiene un costo alto.
Existen hoy en día, edificios con oficinas en renta, son lugares de trabajo diseñados profesionalmente, están equipados y son para diferentes etapas del negocio y el tamaño según sea el caso.
Si el empresario decide abrir un punto de venta en otro país, previo estudio de mercado y un plan de negocio tiene la opción de tener presencia local de negocios virtualmente en cualquier ciudad del mundo.
En estas oficinas virtuales profesionales altamente capacitados recibirán tus llamadas respondiendo con el nombre de tu empresa, reciben y manejan diariamente la correspondencia, así como mensajes y si requieres te apoyan administrativamente.
Estas oficinas se adaptan a las necesidades de cada empresa o ejecutivo, veamos un ejemplo que ilustrara mejor.
El empresario que quiere abrir en otra localidad o país, tiene dos opciones:
Opción A. Renta físicamente la oficina y deberá firmar por un año, con un mes de garantía y fianza, tendrá que invertir en contratar teléfono, luz, internet y agua.
Permiso de uso de suelo, mensualidad del mantenimiento del condominio, etc.
- Si sale el ejecutivo constantemente tiene que contratar a una persona que conteste el teléfono y de informes, hay que capacitarle y adquirir obligaciones laborales.
- Se requiere invertir en mobiliario, en total son gastos que se deben de tomar en cuenta para iniciar el negocio, una oficina tradicional.
Opción B. Una oficina virtual, se puede rentar por horas al mes con manejo y recepción de correspondencia, cuentas con una dirección física (aunque no sea tuya propiamente dicho).
- Te prestan oficinas amuebladas desde 1 o 2 personas o ti te llegan grupos, cuentas con salas de juntas.
- Contestación telefónica personalizada, tanto como si fuera tu oficina personal, contestan con el nombre de tu compañía, te dan un número local, cuentan con re direccionamiento de llamadas y tiene apoyo administrativo, fax, cañón, escáner, PC, etc.
Este tipo de oficina virtual va de la mano con un ejecutivo que prácticamente sea cibernético para que siempre este en contacto.
El costo dependiendo de la localidad y las necesidades van desde los $ 89 usd por mes. Así que el ahorro contra la oficina tradicional puede ser tanta, que puedas obtener utilidades en el corto plazo.
Recordemos que el abrir un punto de venta requiere mínimo de 1 año para ver resultados.
En la actualidad el punto es adaptarse a los cambios y atreverse a hacer negocios más eficientes, más productivos, saliendo de los esquemas tradicionales.
Luis Gerardo Inman Peraldi
04/11/09
