Profesionalice sus juntas

¿Qué tan importante e impactante es tener una junta mensual de seguimiento de los resultados de la empresa? mucho, y más cuando se hace de una manera profesional.

Las juntas son convocadas por el Director General de la compañía, son para ver temas de estrategia y con su equipo de primer nivel que le reportan directamente, si la junta es de 8 o 9 personas, sí hay que revisar el organigrama porque no tendrá el efecto deseado.

Un factor común de esta junta es que la información deberá de estar pre visualizada con el director general y quien va a presentar resultados primero, después que ya vio todas hay que compartir el contenido de cada uno con el resto del equipo directivo. Esto con la finalidad de que no existan sorpresas entre los integrantes del equipo.

La manera de presentar los resultados de cada área deberá ser en un formato único, y que sea consistente, enfocada solo mostrar los resultados de la estrategia ya que no deberá ser una junta informativa y menos descriptiva (sin dar detalles)

Desde un principio; Sra. y Sr. Empresario si desea profesionalizar sus juntas mensuales enfocado a los resultados, deberán tener las reglas claras, como puntualidad a la hora que empieza y termina, una junta más de 2 horas ya no es efectiva y no habrá elementos destructivos como celulares.

Es importante designar a una persona que realice la minuta, que lleve el tiempo de cada ponente y sobre todo que deje asentado y claro para todos los acuerdos, para que la siguiente junta se le dé seguimiento.

En una junta es muy importante que el Director visualice que al término de la sesión, todos tengan claro en qué van a trabajar o en qué deben enfocarse para alcanzar el resultado del siguiente mes.

Así que los líderes de cada área deben cuestionar a los directores de otras áreas para saber: ¿qué necesitamos hacer para? Ejemplo si perdimos 2 puntos porcentuales en ventas contra el esperado, el compromiso para el director de ventas será traer soluciones para que ganar esos 2 puntos.

El área de finanzas es quien inicia con su presentación. Quien lleve finanzas, no se complique en revisar todo los estados de resultados y el balance general con tener bien claro esto será suficiente:

- Ingresos netos

- Margen

- Flujo Operativo EBITDA - (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization)

- Rendimiento

- Capital de trabajo

Son 5 indicadores financieros que deben presentarse por acumulado, (ejemplo desde enero a la fecha que se presente), comparado contra el mismo periodo VS año anterior y comparado contra presupuestó.

Sin dudas habrá que analizar dependiendo del  tipo de industria, competencia, mercado,   razones que afectan al inventario e indicadores de riesgos.

Otra recomendación es que generalmente en la junta mensual hay integrantes de la familia de los accionistas, así que de manera profesional, cada  uno deberá de adoptar su posición operativa de la empresa.

Por la misma razón no se deberá tocar temas de familia ni de accionistas.

Y la parte final y la más importante de estas juntas mensuales de resultados es tener acuerdos y darle seguimiento.

Algunas personas quieren que algo ocurra, otras sueñan con que pasará y otras hacen que suceda. “Michael Jordan”