CONTROL DE ACTIVIDADES

En días pasados, entró en contacto conmigo una persona muy interesada en que nuestra empresa pudiera ser su distribuidor exclusivo para México y América Latina, y programó su visita para fin del mes en curso.

Son de las noticias que cuando cuelgas el teléfono te quedas inmóvil por unos instantes, y pasan muchas cosas por la cabeza. Incluso sientes mariposas en el estómago. Sin embargo, después de estos instantes emocionantes se te vienen una serie de preguntas. Una buena técnica es ponerte en sus zapatos y ver a que viene, que es lo que le interesará saber de la compañía, que procesos, que áreas. La verdad es que viene a ver, observar y analizar toda la compañía.

De carácter urgente convocas a una junta con los colaboradores de primer y segundo nivel. De una manera clara y concisa hay que comunicar la importancia de esta visita y sus posibles alcances que pueda tener, si al mostrar la compañía nos elige como sus distribuidores. Es importante comentar que;  existen otras 2 compañías que también vienen a visitar. Lo que quiere decir que de las 3 solo una será quién represente la marca. Esto nos indica que tenemos que convencer y mostrar el músculo mejor que las otras compañías.

Existe una herramienta que es básica para poder ordenar las actividades, llamada cronograma, que siempre es mejor y más conveniente verlo de lo general a lo particular. En lo general, me refiero a por todas las áreas involucradas y en lo particular se podrá controlar hasta el último detalle.

Para comprender el significado de cronograma, entendamos primero su origen etimológico del griego “Chronos”, que significa el tiempo y  “Grama” que es equivalente a “mensaje escrito o trazado.” Este puede hacerse simplemente en el pizarrón o una hoja grande y si se puede meter una hoja de Word o Excel mucho mejor.

El cronograma deberá de tener el título, primero para identificar el área a darle seguimiento, Seguido de un área en donde tener actividades, responsable, avance (recomendable una escala en porcentaje de: 25,50, 75, 100%)  y el tiempo en que se tomará llegar al final del proyecto.

Existe otros elementos complementarios a un sencillo cronograma  que van desde el diagrama de Gantt hasta un párrafo FTP (file transfer protocol) que es ya con transferencia de archivos conectados en la red.

Lo básico, Señor y Señora empresaria; es que cuando tenga una actividad o proyecto, reúna a sus colaboradores, explique los hechos y el objetivo a lograr y plásmelo en un cronograma donde se vean las actividades y el tiempo que se va a emplear para la ejecución del proyecto. No se olvide de poner a los responsables y establecer revisiones semanales o quincenales según sea el caso.