COMO AHORRAR TIEMPO Y OBTENER MEJORES RESULTADOS EN JUNTAS

Propósitos:

- Resolver problemas con creatividad

- Participar constructivamente en reuniones

Cada vez son más frecuentes las ocasiones en que las personas se reúnen en juntas de trabajo, de negocios, de estudio, en asociaciones, en clubes, en la comunidad, en la familia. Al plantearse correctamente un problema y al expresar mejor sus ideas para llegar a la solución del mismo, hace de su participación algo valioso.

Use las siguientes cuatro preguntas como una guía:

a) ¿Cuál es el problema?

b) ¿Cuáles son las causas del problema?

c) ¿Cuáles son las posibles soluciones?

d) ¿Cuál es la mejor solución posible?

Para presidir una reunión, siga las siguientes sugerencias:

1. Defina el problema e inicie la junta con una breve exposición del mismo, asegurándose de que todos los participantes lo han comprendido.
2. Pregunte por las causas del problema.
3. Haga resúmenes frecuentes.
4. Pida las posibles soluciones.
5. Haga que se apunte lo que se dice. No se detenga para evaluar; los temas que no son afines escríbalos en un lugar que se llame “estacionamiento”.
6. Cuando el problema ha sido suficientemente ventilado, haga un resumen final, entonces llame a votación.
7. Nunca imponga sus ideas personales, su responsabilidad es dirigir.
8. Pida evidencias que respaldan las mejores soluciones.
9. Si es conveniente, nombre a una persona o a un comité encargado de ver que la decisión se traduzca en acción.
10. Exija que las personas que deseen hablar pidan la palabra.
11. Mantenga activa la junta, dentro del tema.
12. Haga que todos participen en la conferencia, pero nunca pregunte a uno por uno sus opiniones.

Para tomar parte en una junta, observe estas reglas:

1. Sea breve al opinar.
2. Cuide su tono de voz hablando en forma conversacional.
3. Trate sobre un solo aspecto del problema a la vez.
4. Respalde cada solución que usted sugiera con una evidencia.
5. Evite levantarse para hablar, a menos que sea una gran asamblea.
6. Escuche atentamente a todos los participantes.
7. No interrumpa cuando está hablando otra persona.
8. En lugar de refutar lo que opina algún participante, pregúntele porque piensa así.

Siguiendo este sistema, ya sea en situaciones personales o de grupo, evitara confusiones y será visto como un dirigente practico y efectivo.

Dale Carnegie aconseja: “Si usted utiliza estas cuatro preguntas para resolver problemas, y si observa las reglas de cómo dirigir y como participar en un ajunta, usted encontrara que este método le habrá ayudado mucho. Siga haciendo esto y fíjese cuanto más logra usted resolver en juntas, y cuanto más rápidamente lo hace”.

Luis Gerardo Inman Peraldi
25/03/09