COMPRAS

En las medianas y grandes empresas es muy común y de estricto sentido dentro del Organigrama tener un Departamento, Gerencia o Dirección de Compras según sea el tamaño o modelo de la empresa.

El objetivo mi querido Lector, es que en la medida de lo posible en la micro, pequeña y mediana empresa, departa mentalizar e institucionalizar el área de Compras.

¿Qué es comprar? Muchas veces se escucha de parte de quien compra, decir que han adquirido determinado bien porque su costo es el menor. Este es un punto valido pero no solo el costo es el indicativo, es encontrar un producto de calidad a un precio justo.

La función de compras entre otras tiene como objetivo:

• Reducir el nivel de inventario

• Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes

• Implantar control de calidad en las compras

• Establecer políticas de adquisición y licitación

• Mantener registro de los productos

Como todo Departamento de Compras, los principales indicadores son:

• Valor de compras totales / ventas totales compradas en el año o periodo anterior

• Total de compras / número de compras

En este punto es muy necesario aplicar el 80 / 20, así se identifica en que proveedores esta el mayor volumen de las compras

• Compras rechazadas

• Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima en el caso de manufactura, si el caso es de comercialización que deje de vender por no tenerlo en la bodega

• Inventario / Ventas

• Costo promedio de orden de pedidos

Existe una gran variedad de controles en el Departamento de Compras, lo interesante mi estimado empresario, por más pequeño que sea su negocio es que tenga orden y registro en sus compras.

Lo primero que hay que saber, conocer, cuantificar, identificar, es el producto a comprar, validad la compra por lo menos con tres cotizaciones para que pueda visualizar el costo, forma de entrega, tiempo de entrega, garantías, fletes y forma de pago y tiempo de pago, si hay crédito o descuento por pago por adelantado, (Cash in advance) como dicen los gringos.

Para el comprador es de vital importancia conocer al proveedor, visitarlo, tomar referencias, en otras palabras, tener una relación más que personal con el proveedor.

Es muy común en las Pymes que aprovechemos el crédito que nos da el proveedor para tener flujo–circulante en la empresa, esto además de ser valido no nos cuesta.

El otro escenario es pedir una línea de cuenta revolvente en el Banco (línea de “X” limite de pesos) y que se tiene que pagar a corto plazo con un “X” interés.

Este circulante si cuesta! El crédito del proveedor no, sin embargo si no pagamos a tiempo lógicamente el proveedor nos cancela la cuenta y hay que estar buscando otro proveedor, si conservamos al proveedor pagando a tiempo no solo tenemos con el tiempo incremento en días de crédito, también en un momento dado tenemos la puerta abierta para negociar mayores volúmenes y descuentos adicionales.

Esto es lo que se llama Alianzas.

En la medida pequeño empresario si usted ya delego la función de compras, tómese el tiempo de realizar un pequeño manual y/o políticas de compras como:

1) Identifica bien lo que vas a comprar

2) Antes de comprar revisa, compara precios, calidad, cantidad y tiempos de entrega

3) Asegúrate que el proveedor exista, investígalo y pregunta a otros que servicio tienen

4) No tengas un solo proveedor

5) No compres mercancía de mas

6) Tampoco compres de menos y sea causa de que no tengas que vender

7) Checa siempre a tu competencia

En la actualidad y en estos tiempos tan cambiantes en algunos negocios la utilidad está en la compra, no en la venta!

Luis Gerardo Inman Peraldi

26/02/2013