CUENTAS POR COBRAR

Cuentas por Cobrar

Parte de la operación del ciclo de ventas en una empresa es llevar una relación de cuentas por cobrar (CxC), en este sentido una cuenta por cobrar (seguir política interna de la contabilidad del empresario) es cuando el servicio y/o producto este entregado pero hace falta el pago, en este momento se abre un crédito a favor de la empresa y se registra contablemente: “Cuenta por cobrar”

En mi experiencia como empresario la mayoría de las empresas aparecen en el Balance General con una cuenta por cobrar, que en el mejor de los casos esta deberá convertir en efectivo para la empresa, cuando llega el momento exitoso de cobrar. ¿Dichosa aquella empresa que no tiene CxC? Sí; porque quiere decir que todo lo vende al contado y no da crédito.

No; porque es un indicativo que no quiere correr con ningún riesgo.

Lo importante es llevar bien el control de CxC, esto en diferentes sentidos, empezando por definir una política de crédito que será un formato con: fecha de emisión, fecha de revisión y fecha de aplicación.

Además deberá establecer muy claro su objetivo, alcance y políticas a seguir si a alguien se le da crédito, esto porque como empresario no queremos perder la venta pero tampoco queremos poner en riesgo nuestro dinero, así que si está clara la política de crédito con la fuerza de ventas, no hay pretexto para que si el crédito que se otorgó no se cumplió en tiempo; tenga que cobrar a la de ¡YA!.

Hay muchas maneras y formas de dar crédito

1)      Crédito a la palabra

2)      Crédito con los siguientes documentos:

-Firma de recibido el producto o servicio (facturación)

-Copia del acta constitutiva del deudor y quien tiene el poder en la misma.

-Comprobante del domicilio del deudor y del fiador

-Identificación del deudor y el fiador

-Copia del estado de cuenta bancario

-Certificado de libertad de gravamen de un buen inmueble expedido por el registro público de la propiedad.

-Firma del pagaré no negociable a nombre de la empresa por el deudor y fiador.

-Autorización para investigación ante el buró de crédito.

Todo esto validado y autorizado por contabilidad o por el departamento de crédito y cobranza. Con todos estos documentos en poder de la empresa y si llega el plazo y el deudor no paga tarde o temprano pagará a lo meterán a la cárcel (eso si tiene suerte que la justicia sea imparcial).

En las pymes es una practica que no se tiene contemplada, que en un crédito lleve todos estos documentos, esto se da generalmente en créditos bancarios, créditos hipotecarios, de autos o para obtener mercancía en tiendas departamentales, en la medida que pueda Sra. o Sr. Empresario de tener el control de cuentas por cobrar con alguno de estos documentos, ya que así tendrá menos dolores de cabeza. A veces los dolores de cabeza son producidos por la parte interna de la empresa, me refiero a que “suele suceder” que el agente de ventas del que está en el mostrador ya cobró, guardo o tomo el dinero y no lo reportó a la empresa. Este dolor de cabeza se convierte en abuso de confianza por parte del colaborador y es otro tema que puede y debe de llegar a que el colaborador no pertenezca más a esta.

Para no llegar a este punto es mejor llevar semanalmente el control de CxC, para los vendedores CxC es también aparte de su responsabilidad, ya que ellos conocen al cliente y saben que tanto riesgo lleva el otorgar crédito, ya que su comisión por vender se verá afectada, según la política de cada empresa con el tiempo de pago.

Ejemplo; si se acordó de dar un crédito comercial de 30 días el vendedor recibirá el 100% de su comisión, si cobra de 30 a 45 días recibirá 75% de su comisión y si cobra de 46 a 60 días recibirá el 50% de su comisión y así sucesivamente.

Cada empresario tiene una política de crédito y esto lleva: control, documentos legales y riesgo.

Luis Gerardo Inman Peraldi

13/07/2015