Hay diferentes tipos de inventarios, el más usual y verídico es tomar un inventario físicamente, se puede determinar que un inventario consta de tres etapas en una empresa de transformación:
- La planeación.
- La preparación y capacitación.
- La realización del mismo.
En la Etapa de la Planeación, se determina la fecha en la que se llevará a cabo, que normalmente es en diciembre, ya que, el objetivo es registrarlo al término del ejercicio fiscal o contable.
Los conteos de inventarios deberán de ser por lo menos cada mes y solo en caso de que no se pueda contar el producto por la operación continua del negocio, se recomienda hacerlo a planta parada.
En cuanto a la Etapa de Preparación y Capacitación, es importante mencionar que se requiere de la participación de toda la empresa desde la alta dirección hasta el personal operativo, ya que, este inventario se lleva a cabo a planta parada y se debe de coordinar para que ese día se suspendan todos los movimientos: transferencias de producto, cierres de órdenes de fabricación, facturación, etc. Lo cual contribuirá a tener un mejor control y mayor confiabilidad en los resultados de esta auditoría.
Es importante formar grupos balanceados donde haya personas de mayor experiencia que puedan agilizar la identificación y la contabilización de los artículos y a su vez apoyar a aquellos que no cuenten con tanta experiencia.
Previo a la realización del inventario se deben de llevar a cabo las reuniones necesarias con todo el staff que participará, para capacitarlos en cuanto a las funciones que desempeñarán cada uno, como responsables de almacén, contadores, auditores, capturistas, etc. Así como para capacitar sobre cómo se deben llenar los marbetes y cuál es la información requerida. También es importante que, durante estas reuniones se definan los horarios de inicio y termino del inventario, así como las pausas o sesiones informativas dónde se difundirán los resultados actualizados al momento.
Al momento de realizar el inventario es importante la puntualidad de todos los participantes, para entregar a cada auditor los inventarios impresos e indicar en dónde se encontrarán los centros de captura para la recopilación de la información generada. Los gerentes tienen la responsabilidad de dar seguimiento y asegurar qué toda la información sea lo más clara y entendible, para que se lleve acabó con base a las capacitaciones previas.
Los beneficios de realizar el inventario son múltiples, por ejemplo, al obtener el resultado final se puede comparar la información con los años anteriores y de esta manera implementar acciones o tomar decisiones que optimicen la administración y gestión asegurando la rentabilidad de la misma. Esta práctica también funciona como un mecanismo de orden y control, qué contribuye para detectar perdidas por inventarios obsoletos y también ayuda a identificar aquellos inventarios de muy baja rotación, lo cual también permitirá tomar acciones concretas acerca de estos artículos.
Precisamente una de las acciones desde el punto de vista de socios o dueño de las empresas, es poder tomar decisiones acerca de qué hacer con productos o materiales obsoletos, defectuosos o de baja rotación, ya que, se puede monetizar en el mejor de los casos o decidir tirar, reciclar o dar de baja constantemente.
Una vez terminado de contar y de efectuar el 2º y 3er reconteo, en caso necesario, se comparan las cifras finales del inventario contra el que se tiene en los registros contables y se analizan las diferencias obtenidas, se establece en caso necesario las acciones correctivas a implementar para no evitar las diferencias, como ejemplo se establecen conteos cíclicos semanales de las principales partidas para tener un mejor control en cada producto, se establecen las políticas que deberán de respetar y cumplir para el uso de los consumibles, se describe el proceso del producto para encontrar el punto donde se pierde el control del mismo, se establecen las metas en variación y los compromisos que deberán de tener todos los involucrados en el proceso de control del inventario, también se debe de analizar el procedimiento de conteo para poder hacer la operación cada vez más rápido y con menos errores.
El resultado del inventario nos ayuda para determinar el correcto costo de ventas o costo de producción, el cual impacta en el resultado de la compañía.
“Los inventarios pueden ser manejados, pero la gente debe ser dirigida”
Ross Perot.
Empresario.
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