Cuentas por Cobrar
Parte de la operación del ciclo de ventas en una empresa es llevar una
relación de cuentas por cobrar (CxC), en este sentido una cuenta por cobrar
(seguir política interna de la contabilidad del empresario) es cuando el
servicio y/o producto este entregado pero hace falta el pago, en este momento
se abre un crédito a favor de la empresa y se registra contablemente: “Cuenta
por cobrar”
En mi experiencia como empresario la mayoría de las empresas aparecen
en el Balance General con una cuenta por cobrar, que en el mejor de los casos
esta deberá convertir en efectivo para la empresa, cuando llega el momento
exitoso de cobrar. ¿Dichosa aquella empresa que no tiene CxC? Sí; porque quiere
decir que todo lo vende al contado y no da crédito.
No; porque es un indicativo que no quiere correr con ningún riesgo.
Lo importante es llevar bien el control de CxC, esto en diferentes
sentidos, empezando por definir una política de crédito que será un formato
con: fecha de emisión, fecha de revisión y fecha de aplicación.
Además deberá establecer muy claro su objetivo, alcance y políticas a
seguir si a alguien se le da crédito, esto porque como empresario no queremos
perder la venta pero tampoco queremos poner en riesgo nuestro dinero, así que
si está clara la política de crédito con la fuerza de ventas, no hay pretexto
para que si el crédito que se otorgó no se cumplió en tiempo; tenga que cobrar
a la de ¡YA!.
Hay muchas maneras y formas de dar crédito
1)
Crédito a la palabra
2)
Crédito con los siguientes documentos:
-Firma de recibido
el producto o servicio (facturación)
-Copia del acta
constitutiva del deudor y quien tiene el poder en la misma.
-Comprobante del
domicilio del deudor y del fiador
-Identificación
del deudor y el fiador
-Copia del estado
de cuenta bancario
-Certificado de
libertad de gravamen de un buen inmueble expedido por el registro público de la
propiedad.
-Firma del pagaré
no negociable a nombre de la empresa por el deudor y fiador.
-Autorización para
investigación ante el buró de crédito.
Todo esto validado y autorizado por contabilidad o por el departamento
de crédito y cobranza. Con todos estos documentos en poder de la empresa y si
llega el plazo y el deudor no paga tarde o temprano pagará a lo meterán a la
cárcel (eso si tiene suerte que la justicia sea imparcial).
En las pymes es una practica que no se tiene contemplada, que en un
crédito lleve todos estos documentos, esto se da generalmente en créditos
bancarios, créditos hipotecarios, de autos o para obtener mercancía en tiendas
departamentales, en la medida que pueda Sra. o Sr. Empresario de tener el
control de cuentas por cobrar con alguno de estos documentos, ya que así tendrá
menos dolores de cabeza. A veces los dolores de cabeza son producidos por la
parte interna de la empresa, me refiero a que “suele suceder” que el agente de
ventas del que está en el mostrador ya cobró, guardo o tomo el dinero y no lo
reportó a la empresa. Este dolor de cabeza se convierte en abuso de confianza
por parte del colaborador y es otro tema que puede y debe de llegar a que el
colaborador no pertenezca más a esta.
Para no llegar a este punto es mejor llevar semanalmente el control de
CxC, para los vendedores CxC es también aparte de su responsabilidad, ya que
ellos conocen al cliente y saben que tanto riesgo lleva el otorgar crédito, ya
que su comisión por vender se verá afectada, según la política de cada empresa
con el tiempo de pago.
Ejemplo; si se acordó de dar un crédito comercial de 30 días el
vendedor recibirá el 100% de su comisión, si cobra de 30 a 45 días recibirá 75%
de su comisión y si cobra de 46 a 60 días recibirá el 50% de su comisión y así
sucesivamente.
Cada empresario tiene una política de crédito y esto lleva: control,
documentos legales y riesgo.
Luis Gerardo Inman Peraldi
13/07/2015
