CONTROL DE ACTIVIDADES

En días pasados, entró en contacto conmigo una persona muy interesada en que nuestra empresa pudiera ser su distribuidor exclusivo para México y América Latina, y programó su visita para fin del mes en curso.

Son de las noticias que cuando cuelgas el teléfono te quedas inmóvil por unos instantes, y pasan muchas cosas por la cabeza. Incluso sientes mariposas en el estómago. Sin embargo, después de estos instantes emocionantes se te vienen una serie de preguntas. Una buena técnica es ponerte en sus zapatos y ver a que viene, que es lo que le interesará saber de la compañía, que procesos, que áreas. La verdad es que viene a ver, observar y analizar toda la compañía.

De carácter urgente convocas a una junta con los colaboradores de primer y segundo nivel. De una manera clara y concisa hay que comunicar la importancia de esta visita y sus posibles alcances que pueda tener, si al mostrar la compañía nos elige como sus distribuidores. Es importante comentar que;  existen otras 2 compañías que también vienen a visitar. Lo que quiere decir que de las 3 solo una será quién represente la marca. Esto nos indica que tenemos que convencer y mostrar el músculo mejor que las otras compañías.

Existe una herramienta que es básica para poder ordenar las actividades, llamada cronograma, que siempre es mejor y más conveniente verlo de lo general a lo particular. En lo general, me refiero a por todas las áreas involucradas y en lo particular se podrá controlar hasta el último detalle.

Para comprender el significado de cronograma, entendamos primero su origen etimológico del griego “Chronos”, que significa el tiempo y  “Grama” que es equivalente a “mensaje escrito o trazado.” Este puede hacerse simplemente en el pizarrón o una hoja grande y si se puede meter una hoja de Word o Excel mucho mejor.

El cronograma deberá de tener el título, primero para identificar el área a darle seguimiento, Seguido de un área en donde tener actividades, responsable, avance (recomendable una escala en porcentaje de: 25,50, 75, 100%)  y el tiempo en que se tomará llegar al final del proyecto.

Existe otros elementos complementarios a un sencillo cronograma  que van desde el diagrama de Gantt hasta un párrafo FTP (file transfer protocol) que es ya con transferencia de archivos conectados en la red.

Lo básico, Señor y Señora empresaria; es que cuando tenga una actividad o proyecto, reúna a sus colaboradores, explique los hechos y el objetivo a lograr y plásmelo en un cronograma donde se vean las actividades y el tiempo que se va a emplear para la ejecución del proyecto. No se olvide de poner a los responsables y establecer revisiones semanales o quincenales según sea el caso. 

HAMBRE DE PODER

En días recientes vi una película que me atrapó y encantó incluso desde el título: “Hambre de poder.” En idioma anglosajón se puede encontrar como The Founder.

Además, mi querido lector, quiero comentarte que si las películas son basadas en hechos reales está en particular me transportó en el tiempo. Asumiendo en lo personal el rol de los protagonistas, en otras palabras, me apasiono realmente.

Cabe recalcar que la película no es un documental, es una obra que cuenta la historia del nacimiento de una empresa ahora icónica: McDonalds

El protagonista y hombre de negocios, Ray Kroc, inició en la trama vendiendo mezcladoras para hacer malteadas a sus 52 años. Tocando puertas por toda la nación norteamericana no veía que su oportunidad de crecer se diera.

Se encontraba en dificultades ya que no estaba logrando vender esas mezcladoras hasta que conoció, en su restaurante, a los hermanos Dick y Mac McDonalds, por cierto muy conservadores, ellos tenían una novedosa manera de producir hamburguesas rápidamente pero su visión solo estaba en un angulo de 60 grados.  Con mucha creatividad pero sin visión de poder expandir en grande su empresa.

El vendedor Ray se les acercó y cuando conoció el negocio les dijo: ¡Hagamos una franquicia! A lo que los hermanos McDonalds contestaron que ya lo habían intentado previamente y la idea fracasó, dado que no pudieron tener el control de calidad fuera de su sede principal.

Ahí fue donde Ray, con una visión de 360 grados, personalidad firme, audacia y hambre de éxito comenzó a hacer franquicias, creció y creció venciendo obstáculos inclusive que los mismos fundadores se encontraban en una negativa constante con sus nuevas ideas.

Al caminar en paralelo con los fundadores, Ray empezó a no respetar el contrato con el objetivo de poder crecer. Empezó a trabajar en equipo: con analistas financieros que le ayudaron a identificar el tipo de negocio en el que estaba.

Un analista financiero, en una junta, le preguntó directamente: ¿En qué negocio estas Ray?  “En el de hamburguesas que no se requiere platos ni tenedores y se come en cualquier lugar, además lo puedes comer de una manera rápida” Afirmo Ray. El financiero, con una perspectiva y visión diferente le dijo: “No Ray, no estás en el negocio de hamburguesas, estas en el negocio de las bienes raíces.”

La visión de Ray y su hambre de poder lo llevaron a visualizar a su naciente empresa como un nuevo ícono para la población general, la nueva iglesia norteamericana, y que abre no solo los domingos.

Su acertada manera de ver el mercado potencial y su ímpetu creó el concepto de lo que hoy conocemos como la comida rápida (Fast Food). Actualmente su marca se encuentra en todos los países del mundo, con más de 1600 puntos de venta.

Muy por aparte de tener todas las cualidades de un empresario con hambre de poder, Ray contó con un ingrediente esencial en su estructura mental y que lo llevo a crear el imperio que existe en nuestros días.

¡Perseverancia!

Sin embargo también agrego una cualidad más, tomó riesgos. Para poder crecer hipotecó su casa, misma que estuvo a punto de perder. Arriesgó todo para aplicar su idea y tuvo la fortuna y visión de acertar en el momento exacto.

Por esto, Señora y señor empresario, felicito y me pongo de pie a todos aquellos empresarios visionarios, audaces, tomadores de riesgos y que tienen hambre de poder. Que perseveran en su búsqueda por el crecimiento de sus negocios y no se dejan vencer.

CONSEJERO: ¡LO QUEREMOS SIEMPRE ACTIVO!

Todos en un momento de nuestra vida hemos valorado recibir un consejo que nos ha servido para tomar decisiones importantes. Igualmente el darlo a quien te lo pide es muy gratificante. No podemos aconsejar en todos los ámbitos dado que un buen consejero, es quien brinda apoyo con sus  conocimientos en algún aspecto en el que tiene experiencia en particular.

El tema de esta colaboración está centrado desde el punto de vista de un consejero que brinda sus servicios en una institución, empresa u organismo.

En los tiempos actuales se requiere de un consejero que deje de ser una figura pasiva y que se convierta en una activa, que guíe y monitoree con responsabilidad. Este deberá de centrar sus consejos en recomendaciones y hacer propuestas que:

• ·         Logren el objetivo propuesto
• ·         Se realicen de manera concreta, alcanzable y viable, en tiempo y forma.
• ·         Que estén de acuerdo con el código de ética de la empresa o institución en la que se labore.

En las empresas pequeñas y medianas se encuentra una resistencia considerable a formar un consejo por una multitud de razones independientes de cada situación. Señora y señor empresario, hay que tener la humildad suficiente para aceptar consejos de una persona externa a la empresa y, sobre todo, en las empresas familiares.

Es fácil decirlo, sin embargo para apoyar esta propuesta les quiero responder la pregunta que es probable que les surja en este momento. ¿Cuál es el valor fundamental de tener un consejo en tu empresa?

“Este les ayuda a perdurar en el tiempo, para no fracasar a los pocos años”

Culturalmente en México, solo el 1% de las empresas cuentan con un consejero independiente. Este, al ser externo al entorno, tiene como ventaja el poder apartarse de una manera efectiva, imparcial y libre de conflictos de interés y realizar un análisis más completo.  Y, sobre todo, tiene la visión externa de la empresa sin estar viciado con el entorno.

“Ellos si se pueden pararse enfrente del negocio y, desde ahí, tienen un punto de vista diferentes que el socio, dueño o director.”

Generalmente el dueño, socio o director de la empresa caemos en lo que es coloquialmente llamado “ceguera de taller.” Esta es la conducta que nos afecta y define a quienes estamos inmersos en la operación y no nos percatamos de las circunstancias o debilidades que, en otra situación serian obvias. Inclusive en muchas ocasiones tenemos la arrogancia de justificarlo y mencionar que esto hace parte del estilo del empresario en jefe.

Esto nos causa que nos perdamos de oportunidades valiosas de mejorar porque no aceptamos sugerencias de un externo o de un tercero.  Sin embargo me gustaría aclarar, mi querido lector, que esto no significa que el director o jefe tenga un mal enfoque o que se estén efectuando las cosas mal, simplemente que con el tiempo nos vamos acostumbrando a hacer las cosas de cierta manera segura según vamos caminando. En esta situación, el consejero externo tiene una mirada fresca y libre de vicios de la compañía que ayudará a detectar las áreas de oportunidad más efectivamente.

Señora y señor empresario, les recomiendo yo que no se quede usted en el intento, busque un Consejero Independiente que le pueda ayudar a identificar sus áreas de oportunidad y les permita avanzar y mejorar en sus actividades y procesos diarios.

PENSAR SIN MIEDO

Comúnmente en el ámbito empresarial una frase en inglés es repetida hasta el cansancio en innumerables juntas, “thinking out of the box”.  Y aunque la traducción al habla hispana literal sería “pensar fuera de la caja” esta puede tener varios significados, entre los que destacan:

•          No seas cuadrado
•          No te cierres sólo a tus ideas

Esta metáfora anglosajona nos sirve para dar a entender que no hay que usar el pensamiento común al momento de tratar de resolver ciertos problemas con una complicación fuera de lo normal, por el contrario, es pensar y atacar el mismo de una manera creativa, diferente,  novedosa y no convencional.

Constantemente evitamos el “pensar fuera de la caja” porque nos da miedo salirnos del esquema que siempre ha funcionado. Nos aterra salirnos del programa que traemos duramente inculcado. Esto orilla a sentir temor de ser optimista, o dicho en otras palabras, a tener miedo al éxito.

Es probable que una de las razones por las que tenemos estos sentimientos sea el miedo al ridículo. Sin embargo cabe recalcar que no somos perfectos. Inclusive aquellas personas que seguimos y admiramos en nuestras vidas tienen errores. Ningún ser humano es perfecto en todo lo que realiza.

Cada problema que enfrentamos nos lleva a una solución siempre, y estos nos llevan a entender que:

•          Me puedo encontrar equivocado en mis posturas.
•          Tengo la capacidad de aprender a ceder.
•          Tengo la capacidad de aprender a escuchar.
•          Puedo proponer dar alternativas, pensando de una manera diferente.
•          Puedo buscar ayuda, no es necesario ser perfecto.

Y a todo esto, señora y señor empresario, llegó la hora de la humildad para reconocer las fallas que tenemos y buscar ayuda. Sin embargo, reconocer que si estamos en este momento la razón es: “tú tienes un talento único para un sector único”

Entonces si podemos vencer poco a poco la barrera del miedo, del temor a equivocarnos y a padecer del ridículo del común nos liberaremos de esas ataduras. Finalmente nos daremos la oportunidad de pensar diferente, de pensar de una manera creativa, no convencional y novedosa. Así llegaremos al punto de una innovación que nos diferenciará del resto y dará sus frutos en nuestra actividad profesional.

IMPREVISTOS

Los imprevistos pueden generar estrés, también pueden generar cambios que nos harán ser más precavidos, sin embargo, los imprevistos nos suceden a todos, lo único que no sabemos es ¿Cuándo?

Los imprevistos los tenemos siempre y nos suceden sorpresivamente, no tienen aviso.

Lo imprevisto es lo contrario de lo previsto.

Cuando más estás en movimiento, entre más dinámico eres, más posibilidades hay de tener imprevistos. Los imprevistos cotidianos nos hacen sentir que no tenemos control sobre lo que va a suceder, y obviamente nos cambian quizás hasta la forma de ver y vivir el día y por lo tanto la agenda, ante esto es la habilidad de cada quién de hacer un esfuerzo para volver a tratar que las cosas marchen de la mejor manera posible.

¿Entonces los imprevistos traen grandes lecciones? Obviamente si estamos en una zona de confort, está claro que podemos poner en práctica el famoso plan B.

El plan B, se sugiere que sea como plan descrito o un quién va a solucionar el imprevisto. El plan B deberá de tener ingredientes importantes para que realmente pueda funcionar bien:

·         Recursos.

Físicos, contar con algo que sustituya.

Económicos, ese colchón económico que podemos tomar, para cuando se requiera y suceda un imprevisto.

·         Autoconfianza.

El saber que con la experiencia vas a salir delante de la circunstancia que no estaba planeada. El saber que tienes una mente amplia para ver en tu archivo de soluciones cuál aplicar.

·         Enfoque.

Ante lo impredecible, siempre reina la confusión; salen muchas propuestas, alternativas, puntos de vista, etcétera. Es aquí Sra. y Sr. Empresario, cuando hay que tener una mira telescópica y enfocarse a resolver y tratar de volver a la normalidad.

·         Rapidez.

Factor clave para poder reaccionar en tiempo. Existen momentos, segundos, para poder tener decisiones rápidas y efectivas.

Los imprevistos no tienen fecha, sin embargo son de alguna manera previsibles, algunos ejemplos:

·         Si tienes automóvil y es tu herramienta de trabajo, contrata un seguro para este.

·         Si eres un profesional que vive por lo que haces, por tu cabeza y manos, prevee con un seguro de invalidez.

·         Si estás consciente que una enfermedad te puede llevar a la quiebra, contrata un seguro de gastos médicos.

“La vida nos toma desprevenidos y nos obliga a caminar hacia lo desconocido cuando no queremos, cuando no lo necesitamos” Paulo Coelho.

DEL TODO, SE EMPIEZA POR PARTES

Algunos de los empresarios, ya sea los dueños o directores después de analizar un balance general, analizamos; lo que tengo, lo que debo y finalmente lo que vale la empresa.

En algunos de los casos dentro del rubro de activos, está la cuenta de inventarios muy robusta, en otras palabras, es donde está la posible solución que si analizo o proceso estos inventarios, es el camino más rápido para convertirlo en dinero sonante y constante. Decirlo así es muy fácil pero sin embargo si analizamos bien a profundidad el tema de inventarios físicos, nos vamos a encontrar con muchas sorpresas, inclusive que ni siquiera sabemos que hay elementos que están formando parte de estos activos que ya no tienen valor por obsoletos.

                       

Para ser más puntual, me refiero a los inventarios físicos de los bienes existentes dentro de la empresa y validarla contra la existencia registrada en libros para poder visualizar bien y en forma clara, tenemos que tener los bienes de la empresa ordenados, cuantificados, codificados e identificados.

Esto nos permitirá más fácilmente validar las diferencias entre los registros de existencias físicas y las existencias en libros, obviamente esto nos llevará a la realidad de cuánto tenemos realmente en activos fijos en la empresa.

Sobre todo en la micro y pequeña empresa los inventarios no están en orden, unas cosas por aquí, otras por allá, muchas veces hay productos que no salen, que no se han movido en más de 2 años.

Sra. y Sr. Empresario, tome acciones y decida qué hacer con esos productos, generalmente como no se ven muchos productos inclusive materia prima, si es manufacturero se pierde el control fácilmente.

Como todo problema a solucionar, empiece por dividir los diferentes productos o almacenes donde pueda nombrar un encargado que se haga responsable de verificar y validar, como ejemplo de una empresa que tiene un proceso de fabricación y esa misma empresa finalmente tiene el producto completo; listo para su venta.

Empiece por asignar a quién de su personal de confianza cuente, valide, verifique la materia prima, si es demasiada utilice a más de dos personas.

Otra persona que cheque que ya transformada esta materia prima, valide lo que está en proceso, otro colaborador que lo que salga de proceso que valide si cuenta con otros elementos que puedan añadir valor al producto.

Otro paso que por mínimo que sea es ya el producto que salió de producción, se tendrá que empacar, entonces también se tendrá que cuantificar no solo el producto, inclusive el valor del empaque. Y así ya como producto final también cuantificar.

Como lo pueden observar del todo, se empieza por partes, aproveche para de una vez ordenar, clasificar, limpiar, reutilizar o tirar lo que ya no tiene valor y finalmente mantenerlo ordenado y limpio para que cuando le toque hacer otro inventario físico lo haga más fácil, más rápido y con mejores resultados.

Sí hay que dedicarle tiempo, inclusive si hay mucho dinero en juego, evalúe para parar la planta, cerrar por inventario, el tiempo que sea necesario inviértalo. ¡Lo peor es no conocer o saber cuánto vale lo que tengo!

HACER ALGO JUNTOS

En nuestra comunidad mexicanos el concepto de reunirse 3 o más personas para establecer una Asociación con un fin común entre ellos va cada año tomando más forma.

Estamos muy distantes de los países cuyos ciudadanos se unen para formar una asociación; el primer país en el mundo es Estados Unidos de Norteamérica, de cada 10 habitantes 8 están inmersos activamente en una Asociación y aquí en México de cada 10 solo apenas 1 persona consigue estar compartiendo sus gustos, preferencias, intereses, hobbies.

Las personas forman grupos por diversos motivos; satisfacción de necesidades, defensa, metas y por economía.

El ejemplo más confiable, común, estructurado y organizado con más representatividad son las cámaras empresariales, el ejemplo más representativo a nivel local y nacional es CANACINTRA (Cámara nacional de la industria y la transformación) cuya misión es representar y defender los intereses legítimos del sector industrial, fomentar su unión y desarrollo integral.

Cuenta con la mayor cobertura empresarial en más de 80 ciudades en el país, cinco oficinas en la zona metropolitana y en la ciudad de México está la sede Nacional.

Desafortunadamente en nuestro país la gente se une dentro de la satisfacción de necesidades por seguridad. Ya es muy común que la gente que vive en un conjunto de casas o en pequeñas privadas se unen para poder establecer control de entradas y salidas. En el mismo sentido también hay parques industriales que también se agrupan por sus propios intereses, una gran mayoría de empresarios no están dentro de una zona industrial o comercial delimitada esto no significa que no puedas agruparse con los vecinos de la misma calle, cuadra o zona para establecer comunicación primordialmente y por consecuencia de atender temas que en común se sientan apoyados en grupo.

Son diferentes acciones que se pueden tomar:

·      Evitar la apatía y los prejuicios entre vecinos convirtiéndose en una importante herramienta para la operación entre empresa porque se tratan temas generales y particulares

·         Seguridad; establecer los riesgos y analizar para poder salvaguardar el patrimonio y el cuidado de los colaboradores en tránsito por más comunes.

Importante es este sentido de seguridad, está el riesgo punzante de algunos accidentes que pueda suceder como un incendio; en grupos mientras llegan los bomberos poder auxiliarse entre ellos con todo el equipo de brigadas contra incendio.

·     En el tema laboral; Por la rotación tan alta de los operadores es importante dar a conocer entre el grupo las bajas y sus motivos, así como compartir las vacantes existentes.

·         En el tema de pseudo  autoridades también es importante estar en comunicación para evitar sorpresas.

·    En detalles en común como tener la zona alumbrada, compartir vigilancia con cámaras, mantener limpiar las calles y callejones, banquetas, señaléticas etc.

Dar mayor seguridad y plusvalía en la zona, estos son solo elegir los que cada quien pueda unirse.

Así que señora y señor empresario solamente se requiere sentido común, iniciar y mantenerlo.

Hay que unirse no para estar juntos sino para hacer algo juntos

J. Donoso Cortez