Cuando tenemos visita de un proveedor o un cliente potencial que viene del extranjero, tenemos que estar bien organizados y cuidar todos los detalles para que las negociaciones se realicen en un marco adecuado.
Primero el hecho de que va a venir un visitante del extranjero es una oportunidad de oro para darle a conocer como somos dentro y fuera de la empresa.
Es una buena oportunidad de convivir fuera de los negocios y de hablar, hablar y hablar.
Días antes de la llegada del visitante intercambiar agendas de trabajo para estar en la misma línea ambos.
En la agenda es muy importante establecer las horas de los alimentos y recesos, acordémonos que en otros países tienen diferentes horarios y es válido también especificar el vestuario si así lo requiera alguna situación especial.
En la logística del arribo quedar bien claro qué persona y dónde estará esperando, de preferencia el empresario anfitrión deberá de ir o estar presente.
Indiscutiblemente, el hospedaje deberá de ser pagado previamente por el empresario anfitrión, así como los alimentos.
Desde la llegada siempre estar pendiente si primero quiere llegar al hotel y preguntar si tiene alguna preferencia por alguna comida en especial, en la parte de atrás de la tarjeta de presentación es muy importante poner los teléfonos celular y de la casa por si requiere el extranjero algo fuera de los horarios de la agenda, eso le dará tranquilidad y mas con la imagen que desafortunadamente tiene México en cuestión de inseguridad.
Pasar al hotel y no dejarlo solo le dará tranquilidad.
Previamente antes de su llegada, dejar todo ordenado y un buen detalle es poner en un pendón o algo similar la leyenda “Bienvenido fulano” con los dos logotipo de las empresas.
Dependiendo de cada uno es aconsejable tener presente al inicio al equipo principal o directorio de la empresa y que cada uno se presente dando su nombre, puesto que desempeña y el tiempo laborando en la empresa.
Acto seguido tener lista una presentación de la empresa en power point.
Esta presentación será breve y puntual y deberá de contar con:
1) Historia o Antecedentes
2) Misión, Visión y Valores
3) Proceso de producto o servicios que ofrece
4) Canales de distribución
5) Puntos de venta y/o fuerza de ventas, territorios
6) Mercados: ¿A quién le llega el producto?
7) Planes de inversión o expansión
8) Directorio de las personas que establecerán contacto
Al final de la presentación darle una copia.
El visitante podrá presentar su empresa y así seguir con la agenda.
Es muy importante hacer una minuta de acuerdos para que al final de la visita ya esté en su correo.
Si se acordó tener visita a la planta o los puntos de venta, ¡Qué mejor!
Y al final de la visita a la empresa obsequiar un recuerdo sencillo y representativo de la zona y que mejor que esté grabada la fecha y los logos de las empresas.
Y no olvidar que un recorrido turístico por el ¡Centro Histórico de Puebla es un cierre con broche de oro!
Luis Gerardo Inman Peraldi
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