A medida que la empresa va creciendo y cuenta con más personal, las juntas son cada vez más seguido inclusive son más largas.
De hecho según estadísticas recientes, los ejecutivos de una empresa mediana ocupan como mínimo el 40% de su tiempo en reuniones, lamentablemente pocas veces ocurre que el tiempo invertido se utilice de madera productiva.
A diferencia de las empresas muy pequeñas no se tiene definido bien el concepto de juntas, son reuniones con el personal, son de tipo informativas y son muy ejecutivas: se planea por el jefe o dueño, el día o la semana.
Tipos de Reuniones
Existen 6 tipos de reuniones clasificadas en 2 apartados:
Educativas
-Informativas
-Didáctica
-Motivacional
Estratégicas
-De negociación
-De detección de problemas
-Toma de decisiones
En una reunión se puede tomar solo una de estas clasificaciones o una combinación.
Si Uds., quieren tener un éxito en la conducción de una reunión, es necesario que tengan claras las respuestas a las siguientes preguntas:
Propósito: ¿Para qué se va a reunir el grupo? ¿Es indispensable esta reunión?
Muchas veces el asunto se puede resolver sin juntas.
Asistencia: ¿Quién debe de asistir a esta junta? ¿Todas las personas invitadas tienen interés, información o nivel de decisión sobre el tema?
Preparación de la junta: ¿Qué información previa se va a manejar? ¿Cuánto tiempo durara la sesión?
Estilo de la conducción: El tiempo y el objetivo de la reunión determinan si la conducción es apropiada.
Papel de los participantes: ¿Quién conduce la reunión? ¿Quién lleva los tiempos? ¿Quién llevara la minuta?
En la actualidad existen buenos software que ayudan a darle seguimiento con el qué, quién, cómo, cuándo y dónde.
No hay más desalentador que participar en una reunión cuyos acuerdos no se ejecuten, es indispensable en cada reunión al final, hacer una lista de las acciones que se acordaron con responsable y el tiempo límite de ejecución.
A las personas que no pudieron asistir a la junta, incluirlos en mandar el informe o los acuerdos a los que se llegaron en la junta, de otra manera cuando se convoque a la siguiente si no tiene previa información el faltista retrasará la secuencia o distraerá al compañero de junto.
En el momento que se esté llevando la junta es necesario considerar tres momentos.
• Apertura
• Desarrollo
• Cierra
Apertura
El conductor o el secretario es el responsable que la junta se lleve a buen término. Desde el inicio una Bienvenida cordial, sin tensiones y despertar el interés general, dar el mensaje bien claro de cuál es el objetivo, explicando cual es el problema a tratar y porque debe de resolverse.
Es importante la agenda y el tiempo de duración de la reunión (el tiempo más aconsejable es de 45 min.)
En esta etapa de apertura es recomendable que no rebase los 10 min.
Desarrollo
En esta etapa el objetivo es poner acción a los miembros del grupo y estimular su pensamiento.
Encausar a los participantes al objetivo de la reunión y en un momento dado que el participante se salga de contexto hacer un formato donde se apunta el caso, esto se denomina estacionamiento y aquellos miembros que les gusta hablar mucho, solicitar que tienen x minutos más, en exposiciones orales es aconsejable que no duren más de 7 min.
Facilitar, centrar, estimular y aclarar dudas es lo importante en el Desarrollo de la junta.
El conductor de la junta deberá hacer una síntesis de la reunión, resumiendo todo con la finalidad de facilitar el entendimiento.
Tercer momento “El Cierre”
Es el momento de llegar a conclusiones, procurando no olvidad las propuestas presentadas, concilie los puntos de vista cuando estos presenten ligeras discrepancias.
Otorgue tareas, responsabilidades y autoridad.
Y por ultimo reconocimientos y despedida.
Con todos estos elementos Sr. o Sra. Empresaria, vera que sus juntas le darán mejor resultado.
Luis Gerardo Inman Peraldi
19/10/2010
De hecho según estadísticas recientes, los ejecutivos de una empresa mediana ocupan como mínimo el 40% de su tiempo en reuniones, lamentablemente pocas veces ocurre que el tiempo invertido se utilice de madera productiva.
A diferencia de las empresas muy pequeñas no se tiene definido bien el concepto de juntas, son reuniones con el personal, son de tipo informativas y son muy ejecutivas: se planea por el jefe o dueño, el día o la semana.
Tipos de Reuniones
Existen 6 tipos de reuniones clasificadas en 2 apartados:
Educativas
-Informativas
-Didáctica
-Motivacional
Estratégicas
-De negociación
-De detección de problemas
-Toma de decisiones
En una reunión se puede tomar solo una de estas clasificaciones o una combinación.
Si Uds., quieren tener un éxito en la conducción de una reunión, es necesario que tengan claras las respuestas a las siguientes preguntas:
Propósito: ¿Para qué se va a reunir el grupo? ¿Es indispensable esta reunión?
Muchas veces el asunto se puede resolver sin juntas.
Asistencia: ¿Quién debe de asistir a esta junta? ¿Todas las personas invitadas tienen interés, información o nivel de decisión sobre el tema?
Preparación de la junta: ¿Qué información previa se va a manejar? ¿Cuánto tiempo durara la sesión?
Estilo de la conducción: El tiempo y el objetivo de la reunión determinan si la conducción es apropiada.
Papel de los participantes: ¿Quién conduce la reunión? ¿Quién lleva los tiempos? ¿Quién llevara la minuta?
En la actualidad existen buenos software que ayudan a darle seguimiento con el qué, quién, cómo, cuándo y dónde.
No hay más desalentador que participar en una reunión cuyos acuerdos no se ejecuten, es indispensable en cada reunión al final, hacer una lista de las acciones que se acordaron con responsable y el tiempo límite de ejecución.
A las personas que no pudieron asistir a la junta, incluirlos en mandar el informe o los acuerdos a los que se llegaron en la junta, de otra manera cuando se convoque a la siguiente si no tiene previa información el faltista retrasará la secuencia o distraerá al compañero de junto.
En el momento que se esté llevando la junta es necesario considerar tres momentos.
• Apertura
• Desarrollo
• Cierra
Apertura
El conductor o el secretario es el responsable que la junta se lleve a buen término. Desde el inicio una Bienvenida cordial, sin tensiones y despertar el interés general, dar el mensaje bien claro de cuál es el objetivo, explicando cual es el problema a tratar y porque debe de resolverse.
Es importante la agenda y el tiempo de duración de la reunión (el tiempo más aconsejable es de 45 min.)
En esta etapa de apertura es recomendable que no rebase los 10 min.
Desarrollo
En esta etapa el objetivo es poner acción a los miembros del grupo y estimular su pensamiento.
Encausar a los participantes al objetivo de la reunión y en un momento dado que el participante se salga de contexto hacer un formato donde se apunta el caso, esto se denomina estacionamiento y aquellos miembros que les gusta hablar mucho, solicitar que tienen x minutos más, en exposiciones orales es aconsejable que no duren más de 7 min.
Facilitar, centrar, estimular y aclarar dudas es lo importante en el Desarrollo de la junta.
El conductor de la junta deberá hacer una síntesis de la reunión, resumiendo todo con la finalidad de facilitar el entendimiento.
Tercer momento “El Cierre”
Es el momento de llegar a conclusiones, procurando no olvidad las propuestas presentadas, concilie los puntos de vista cuando estos presenten ligeras discrepancias.
Otorgue tareas, responsabilidades y autoridad.
Y por ultimo reconocimientos y despedida.
Con todos estos elementos Sr. o Sra. Empresaria, vera que sus juntas le darán mejor resultado.
Luis Gerardo Inman Peraldi
19/10/2010
No hay comentarios:
Publicar un comentario