Entre el mundo laboral es muy común hablar sobre el tema de los viáticos y más común es entre los empresarios. Por definición, los viáticos es el conjunto de provisiones o dinero que se le da a una persona para realizar un viaje y puede ser desde un funcionario, hasta un chofer o un instalador, por poner un ejemplo. En otras palabras, es el dinero que se facilita a un trabajador para cubrir los gastos en que incurre por desplazamientos realizados a consecuencia de su tarea.
Dentro del tema de servidores públicos, hace unos años los viáticos representaban muchas veces más ingreso que su propio sueldo! Hoy creo esta mas controlado.
En el mundo empresarial, es un tema muy discutido y siempre por los contadores dicen que están muy altos y por el lado de ventas siempre quieren más.!
Por el lado que se autoricen los viáticos a los vendedores, lleva un estricto control interno y para que estos gastos sean deducibles según el artículo 29 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) establece que estos gastos deben de ser estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente y que sean destinados a:
• Hospedaje
• Alimentación
• Transporte
Los gastos de viaje o viáticos deben aplicarse fuera de una franja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente y los comprobantes tendrán que reunir los requisitos que señala el código fiscal de la Federación, en otras palabras que la factura tenga el RFC y la dirección correcta que muchas veces es complicado en México.
En otros países cada quien tiene un numero de contribuyente y en cualquier establecimiento es lo que te piden para generar la nota o factura y así se amarra por los dos lados, el que expide la factura y por otro lado el que la va a deducir.
Existen en México malos hábitos de alterar fácilmente comprobantes ya sea en hoteles, alimentos y el colmo es que los comprobantes de las casetas, te los venden a un decimo de su valor ! Y sin haber pasado por las mismas! Esto para aquellos ingratos conductores que se van por carreteras federales y simulan que con los comprobantes de las casetas se fueron por autopista .!
Existen otros gastos que se denominan Gastos de Representación o Gastos de Relaciones Públicas y son aquellos gastos que un vendedor o ejecutivo hace para desarrollar ciertas labores de producto comercial, por ejemplo, para invitar al posible cliente a cenar y tomar algunas copas.
La pregunta aquí es hasta cuándo y cuanto es conveniente que un vendedor se gaste con un posible cliente?
¿Cómo se debe de identificar que este de ser un gasto parara como una inversión?
¿Cómo tener un límite de estos gastos a la fuerza de Ventas?
Son cuestionamientos que un Gerente Comercial deberá justificar. ¿Cómo?; Con resultados.
Pongamos el caso que un Ejecutivo de Ventas tuvo que invitar a cenar a tres personas que el detecto, como tomadores de decisiones para cerrar una venta.
Resulta que la cuenta fue de $ 4,800.00 pesos por las cuatro personas y terminaran hasta las 3:00 am.
¿Cuando este vendedor llegue con su jefe, como le va a justificar este gasto?
-Si en ese momento o en el intervalo, la venta la cerro: ¡qué maravilla! Solo hay que ver cuánto fue el porcentaje de la venta vs el gasto de representación que se hizo.
La justificación más certera que debe de dar el vendedor es:
- Que afianzo más las relaciones
- Que obtuvo información de lo que realmente desean los compradores
- Que saco información de la competencia
- Y que dio la confianza suficiente para entablar una relación comercial firme y perdurable
Cuando el vendedor hace que sus clientes potenciales tomen más que el, que se diviertan y que se sientan alagados.
Esto es una inversión.
Si el vendedor se pasó del límite de gastos, se desvelo, tomo de más, no saco información y ni siquiera esperanzas para obtener una venta…
¡Esto sí es un gasto!
Luis Gerardo Inman Peraldi
26/06/2012
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