Dando
seguimiento a la compra de calendarios para la compañía, al encontrarme con el
dueño de la imprenta, me di cuenta a través de él, que no había recibido la
orden de pedido, regresando a mi oficina pregunté: - ¿por qué no se ha realizado la orden de compra? y me encontré con
una serie de procesos que tienen una gran área de oportunidad, en otras
palabras, burocracia en los procedimientos.
Esto sucede
en empresas que van creciendo, se establece una norma, se elaboran procesos, políticas
y procedimientos que, en el momento, se vuelven muy estructurados, bien
controlados, sin embargo, se llega al extremo y dejan de ser procesos ágiles, como
fue el caso de la compra de X material.
Y es que el
nombre del juego es "agilizar", que todo fluya sin perder el control,
disminuyendo riesgos, ya sea en las compras, al igual que en toda la cadena
de suministros para manufactura de un producto, dando resultado que se acorte
el tiempo de entrega.
En estos
meses del año (cuarto trimestre), el dinamismo comercial se ha incrementado, la
demanda de muchos productos ha sido rebasada. Al inicio de año dimos 4 semanas
de entrega, a medio año, 6 semanas de entrega, hoy tenemos 10 semanas de
entrega (en expresiones coloquiales empresariales les llamamos happy problems). Esto significa que hay
mucho trabajo, poca mano de obra y el cliente desea que las entregas sean
rápidas, y/o en 10 días.
En nuestra
industria las ventas son por pedido, no es viable contar con un inventario de
producto terminado listo para entrega. El tener tiempos largos de entrega,
también da como resultado que, en la logística ante tanta demanda, las
importaciones y exportaciones se vean afectadas, un ejemplo muy claro son los
contenedores que se transportan por barcos en el último cuatrimestre, los
precios se triplican, aunado también que las empresas productoras de china
salen de vacaciones prácticamente todo el mes de febrero.
Se pueden
disminuir los factores internos, para acortar los tiempos de entrega, esto se llama "agilizar", va en el sentido de hacer que el ritmo de un proceso, procedimiento
o trámite sea ágil, rápido o que vaya más de prisa.
Siempre hay
áreas de oportunidad para revisar los procesos (en la parte superior de un
proceso, se pone fecha de elaboración y fecha última de revisión del mismo); constantemente
y continuamente hay que revisarlos con el
equipo del área interesada y por supuesto, agilizar el proceso.
Mi querido
empresario, es aquí donde está la parte interesante de tiempos muertos o ineficiencias
que hoy en día se dan, ya que, sin duda, cuando se elaboró este documento se
hizo de la mejor manera posible, pero en su tiempo.
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